APROOVE事例 新明和工業株式会社様

最終更新: 6月8日


数百種類のカタログ制作における校正業務を効率化

校正・コミュニケーションフロー改善による制作工期50%短縮・制作コスト削減を目指して

導入前の課題
  1. 印刷や郵送、回覧、転記などアナログな作業が多く業務負荷が高い

  2. 読みにくい注釈指示に対する判断や担当者への確認に時間がかかる

  3. 回覧の進捗がわからず進行状況の確認やリマインド連絡に手間が発生

導入後の効果
  1. オンライン校正フローにより回覧や転記などアナログ作業を大幅に削減

  2. 注釈指示のデジタル化により判断の時間削減&誤記/誤読のミス防止

  3. ダッシュボードによる進行管理や自動メール通知で進行管理を効率化


カタログ制作における制作工期短縮・コスト削減を実現する

オンライン校正・コミュニケーションプラットフォーム


校正コミュニケーションのデジタル化により回覧や転記などアナログ作業を大幅に削減

校正コミュニケーションのデジタル化により回覧や転記などアナログ作業を大幅に削減


新明和工業株式会社では数百種類のカタログやハンドブックを制作しています。制作時には校正紙を工場へ郵送し回覧形式で校正を進行していたため、郵送や依頼連絡、取りまとめや転記など作業負荷が非常に高い状況でした。


現在はAPROOVEに校正用PDFを登録しゲスト招待メールを送付するだけで、招待を受けた担当者はメール内のURLから校正画面にアクセスして注釈指示が行えます。複数人が同時に注釈/承認作業を行うことができ、全ての注釈内容は自動的にAPROOVE上に集約されます。回覧や受け渡しが不要になり、取りまとめ・転記作業が自動化されたことで作業工数や待ち時間、郵送コストの削減が実現しています。注釈内容のデジタル化により手書きによる誤記/誤読がなくなり、ミスや修正漏れの防止にも繋がっています。注釈付きPDFを共有することで印刷会社の修正作業もスムーズになり、修正データの変更箇所は差分比較表示で一目で確認できるため対応漏れの確認作業も効率化できています。




ダッシュボードの活用で校正フローの進行管理を効率化

カテゴリ別の製品カタログ制作では担当部門の約10名が校正フローに参加します。以前は回覧の進捗がわからず確認連絡をしたり、回覧中に校正紙が紛失し再度送付するなど余剰な工数が生じていました。全てのカタログの校正をAPROOVEで行うことで、ダッシュボード画面で進行状況をリアルタイムに確認でき、リマインドメールもワンクリックで送信できるため進行管理を効率化できています。


制作を取りまとめる広告宣伝グループにおける業務効率化だけでなく、校正担当者も外出先など場所を選ばずにオンラインで校正作業が行えることで作業負荷が軽減されています。双方の業務効率化が実現し、スムーズにカタログ制作を進行できるようになりました。


1000ページ以上の製品ハンドブックに対してミス / 情報更新をタイムリーに注釈

1000ページを超える製品ハンドブックは様々な部門が関わり約1年かけて改定作業が行われるため改定期間中にモデルチェンジや性能改善が入ることも多く、注釈指示は膨大な数になります。以前は各部門にハンドブック原本が置いてあり、営業やお客様から指摘があった掲載ミスなどの修正内容を随時付箋でマークし、最終的に広告宣伝グループが全て注釈指示を取りまとめており確認や転記に膨大な工数が生じていました。今後は校正プロジェクトを各部門に公開し、注釈指示をリアルタイムにAPROOVE上で入力できる状況を整えていく予定です。他の校正担当者が入力した注釈指示も確認できるため内容の重複や、転記作業も不要になり制作期間の短縮に繋がると期待されています。


チャットにより部門間でのリアルタイムコミュニケーションを実現

記入された注釈指示の意図が理解できない場合は確認や判断を仰ぐため校正担当者へ連絡をする必要があり、連絡の手間や結論待ちのタイムラグの発生が制作工期長期化の要因の一つとなっていました。チャットを活用することで関係者全員にコメントを公開できるため、即座に関係部門全体での内容確認が可能となり結論が出やすくなるのに加え、やりとりが記録に残るため確認作業を効率化できます。カタログやハンドブックにはグラフや表が多く掲載されるため、校正紙の空欄に手書きで注釈を記入するのも大変でしたが、APROOVEでは該当箇所にExcelや画像を添付でき印刷会社にも直接データを共有できるため、校正担当部門・取りまとめ担当部門・印刷会社における作業効率の向上を実現しています。


担当の声

1つ1つ細かい改善の積み重ねが制作工期短縮や制作コスト削減を実現する

制作には多くのプレイヤーが関わるので、シンプルな操作性が非常に重要になります。APROOVEは他システムと比較して圧倒的に使いやすく、現場からも評判です。APROOVEを活用してやりとりをシンプルにして、細かい改善を積み重ねていくことが制作工期の短縮や制作コストの削減を実現すると感じています。自部門の作業効率化だけでなく、校正を担当する各部門の作業負荷を軽減することでお互いの信頼を高められたり、精度高く校正作業を行うことでコスト意識向上の啓蒙ができたりと、広い意味で導入の効果が出ると期待しています。最も作業ボリュームが大きい製品ハンドブックの改定/制作では、半年での完成を目標にしながらも実際には約1年かかってしまっているため、APROOVEの導入により当初の目標期間通りに制作を完了させ、制作工期の50%削減や制作コストの削減を目指しています。


新明和工業株式会社について https://www.shinmaywa.co.jp/

~製品・サービスで安心な社会と快適な暮らしを支え、創業100周年~

新明和工業株式会社は1920年の創業から、2020年2月で100周年を迎えます。航空機製造に始まった事業領域は、社会の発展とともに拡大し、現在は、社会基盤を支える航空機、特装車、流体、産機システム、パーキングシステムと5つの事業分野において多数のトップシェア製品を有しています。またグループ内でこれらの安定稼働のためのメンテナンスを行い、安心な社会と快適な暮らしを支えています。

※本事例の掲載内容は株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパンの販売実績です。



オンライン校正&進捗管理「APROOVE(アプルーブ)」


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